Instytut Szwedzki (SI) jest agencją publiczną, której celem jest budowanie zainteresowania i zaufania do Szwecji na całym świecie. SI rozpowszechnia informacje o Szwecji za granicą i analizuje postrzeganie tego kraju przez inne kraje. Ułatwia również międzynarodową wymianę i nawiązywanie partnerstw w celu zwiększania świadomości na temat Szwecji oraz budowania silnych relacji z osobami prywatnymi, organizacjami i innymi krajami.

Poruszanie się po złożonej strukturze dużej organizacji nie zawsze jest łatwe. Firma SI zasłynęła z innowacyjnego podejścia do zarządzania danymi i relacji z klientami. Współpraca z SugarCRM przyniosła jej ogromne zmiany, umożliwiając centralizację danych, segmentację odbiorców i automatyzację odpowiedzi, co znacznie zwiększyło efektywność działań marketingowych i poprawiło relacje z międzynarodowymi studentami i absolwentami.

Jan-Fredric, szef działu CRM w SI, zauważa, że ludzie w jego organizacji często żartują: “Skoro spędzam tyle czasu w systemie i tak dobrze go znam, równie dobrze mógłbym zacząć pracować dla Sugar. Jako szef działu CRM w Instytucie Szwedzkim jestem odpowiedzialny za wdrożenie Sugar i wspieranie naszych kampanii marketingowych i pielęgnacyjnych. Moja rola jest kluczowa, ponieważ prawie każdą minutę w pracy spędzam w Sugar Sell i Sugar Market. Jestem dumny ze swojej wiedzy na temat tych systemów i doradzam innym w kwestiach z nimi związanych.”

Wiosną Instytut Szwedzki napotkał pewne problemy i ściśle współpracował z zespołem ds. sukcesu klienta firmy Sugar. Jan powiedział: “Czuliśmy się jak beta testerzy, odkrywający problemy przed innymi, więc ta współpraca była nieoceniona.”

Przed rozpoczęciem współpracy z SugarCRM jednym z głównych wyzwań było bezpieczne udostępnianie danych osobowych partnerom zewnętrznym, takim jak ambasady szwedzkie. Jednak dzięki Sugar i portalowi Sugar Portal, opracowanemu przez partnera Exsitec, firma SI może teraz bezpiecznie udostępniać dane, eliminując konieczność wysyłania plików Excel pocztą elektroniczną. Rozwiązanie to znacznie poprawiło zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Kiedy Jak podsumował swoje doświadczenia z Sugar stwierdził, że największe korzyści sprzedażowe dla firmy SI wynikały przede wszystkim z ograniczenia błędów ręcznego wprowadzania danych i oszczędności czasu.

“Dzięki tej współpracy udało nam się również stworzyć modele oceny potencjalnych klientów i skonfigurować indywidualne moduły w Sell, które pozwalają wykorzystać wszystkie nasze dane marketingowe. Ponadto, jako organizacja rządowa, nie skupiamy się na sprzedaży. Zamiast tego wykorzystujemy moduły potencjalnych klientów i kontaktów w oparciu o nasze konkretne typy kontaktów. Takie podejście okazuje się bardzo korzystne podczas zarządzania różnymi grupami docelowymi, ponieważ pozwala nam skutecznie segmentować i zaspokajać indywidualne potrzeby każdej z nich. Możliwość dostosowania naszej platformy i sposobu jej wykorzystania do różnych potrzeb wewnętrznych była głównym kluczem do sukcesu SI.” – Jan-Fredric, dyrektor ds. CRM Szwedzkiego Instytutu.

Jan był szczególnie dumny z postępów osiągniętych od czasu wdrożenia Sugar – marketingowe wiadomości e-mail SI mogą się teraz pochwalić średnim wskaźnikiem otwarć na poziomie 40-50%, a liczba potencjalnych klientów wzrosła o 31,8%. Te wskaźniki podkreślają skuteczność strategii i wartość, jaką Sugar wnosi do organizacji.

Osobom, które chcą w pełni wykorzystać możliwości SugarCRM, Jan przedstawia kilka porad opartych na doświadczenia SI:

Zrozum ścieżkę klienta

Podczas wdrażania SugarCRM ważne jest, żeby dobrze zrozumieć ścieżkę klienta, a jednocześnie być otwartymi na wykorzystanie domyślnych pól systemu. Chociaż Sugar oferuje szerokie możliwości dostosowywania z istniejącymi możliwościami systemu, możesz zoptymalizować wdrożenie CRM, żeby było bardziej wydajne i skuteczne.

Wykorzystaj zasoby Sugar

Zachęć swój zespół do korzystania z zasobów takich jak Sugar Manuals, SugarClub i SugarU. Zasoby te zawierają cenne wskazówki i triki, które mogą znacznie poprawić zrozumienie i wykorzystanie platformy. Zapoznanie się z tymi przewodnikami może dostarczyć cennych informacji i skrótów, dzięki czemu proces wdrażania będzie przebiegał płynniej i wydajniej.

Wykorzystaj zasoby wewnętrzne i społeczność

Oprócz zasobów Sugar Instytut Szwedzki stworzył stronę SharePoint z dostosowanymi podręcznikami oraz kanał Teams do dyskusji. Takie wspólne podejście zapewnia cenne informacje i sprzyja tworzeniu społeczności, w której wszyscy mogą czerpać korzyści z pytań i rozwiązań innych osób.

Specjalizacja zespołu

Osobom pragnącym specjalizować się na stanowisku podobnym do kierownika ds. CRM radzimy po prostu: podczas pracy z Sugar stosujcie metodę prób i błędów. Poświęć dużo czasu na zapoznanie się z systemem i dokładne przetestowanie jego funkcji. Nieocenioną pomocą może być przeczytanie instrukcji obsługi i konsultacje z innymi ekspertami. Chociaż Jan był nowicjuszem w Sugar, kiedy system został zakupiony w 2020 roku, doświadczenie z innymi systemami, takimi jak Salesforce i HubSpot, sprawiło, że przejście przebiegło płynnie. Znajomość różnych platform CRM może znacznie ułatwić naukę obsługi i poprawić ogólne wrażenia z korzystania z Sugar.

Wdrożenie systemu Sugar całkowicie zmieniło sytuację Instytutu Szwedzkiego. Wykorzystując możliwości systemu oraz nieustannie się ucząc i dostosowując, osiągnęli oni niezwykły sukces i mogą liczyć na świetlaną przyszłość.

Jeśli zainteresował Cię ten temat i masz pytania, skontaktuj się z nami. Chętnie na nie odpowiemy.