fbpx
 

SugarCRM Polska

rodo sugarcrm rodo crm

17 maja Sugar Spring’18/Sugar 8.0 a przepisy RODO

Sugar Spring ’18/Sugar 8.0 a przepisy RODO

czyli o tym, jak aktualna wersja sytemu wspomaga przedsiębiorców w dostosowaniu organizacji do norm zawartych w unijnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych.

Najnowsze unijne przepisy o ochronie danych osobowych wchodzą w życie 25 maja 2018 roku. SugarCRM, jako producent jednego z wiodących systemów służących przedsiębiorcom do gromadzenia informacji na temat klientów, spieszy z rozwiązaniem, które zapewnia szerokie spektrum funkcjonalności wspierających uzyskanie zgodności z rozporządzeniem.

Nowy moduł – Ochrona Danych Osobowych

Sugar Spring ’18/Sugar 8.0 wprowadza całkowitą nowość, tj. dodatkowy moduł dedykowany wyłącznie kwestiom ochrony danych osobowych. Z założenia jest on widoczny tylko dla osób, którym przypisano rolę Manager Danych Osobowych. Użytkownicy o uprawnieniach z zakresu administrowania danymi osobowymi, posiadają szeroki dostęp do rekordów tworzących moduł. Sam obszar skonstruowano w formie powiązanej relacją z Odbiorcami, Namiarami, Kontaktami i Kontrahentami listy.

Każda z poszczególnych pozycji jest klikalna i zawiera szeroki kontekst  przetwarzanych przez firmę danych osobowych. Z poziomu tego widoku można administrować informacjami takimi jak: status, typ, priorytet, źródło, przeznaczenie, czy data wyrażenia i data wygaśnięcia zgody.

W dalszej części uwidocznione są pozostałe obszary systemu pozostające w relacji z rekordem w ramach modułu Ochrona Danych Osobowych. W ten sposób uwidocznione są wszystkie przechowywane, powiązane z konkretną osobą informacje. Usprawnia to miedzy innymi procedurę reagowania na wniosek o udostępnienie wiedzy na temat przetwarzanych przez firmę danych.

sugarcrm rodo

Użytkownik posiadający właściwe uprawnienia może również bezpośrednio z tego miejsca w systemie usuwać informacje na wniosek osoby, której one dotyczą. Po wybraniu opcji „Zaznacz do usunięcia” pojawia się lista przechowywanych danych osobowych.

rodo sugarcrm rodo

Zaledwie kilka klików wystarczy, aby na trwałe usunąć odpowiednie dane. Po wykonaniu tej czynności w miejscu, w którym wcześniej znajdowała się niepożądana informacja, system wyświetla baner „Wartość usunięta”.

rodo sugarcrm rodo crm

Dzięki opisanej funkcji w prosty sposób wywiążesz się ze zobowiązania nałożonego przez RODO, tj. usunięcia danych na wniosek osoby, której one dotyczą. Jednocześnie zachowasz ślad po tym, że do pewnego czasu Twoja firma była w posiadaniu rzeczonej informacji.

rodo sugarcrm rodo crm

RODO a Kampanie E-mail w Sugar 8.0

Ważny element systemu, w kontekście zapewnienia zgodności procesów biznesowych z przepisami RODO, stanowi mechanizm opt-in oraz opt-out dla kampanii marketingowych. Korzystając z oprogramowania Sugar 8 istnieje możliwość takiego przygotowania formularzy web-to-lead, aby zapewnić zgodną z RODO procedurę zapisu do i wypisu z newslettera. W praktyce polega to na dołączeniu do pola „adres e-mail” odpowiedniego check-boxu.

rodo sugarcrm rodo crm

W ten sposób w dość wygodny sposób odróżnisz adresy E-mail, na które możesz kierować przekaz reklamowy od tych, które powinny być wykorzystywane wyłącznie w celach komunikacji biznesowej, zgodnie z podstawową treścią zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Pamiętaj!

Ponieważ Sugar pozostaje systemem o otwartym kodzie, we współpracy z wykwalifikowaną firmą wdrożeniową dokonasz w nim dowolnych przeobrażeń. Zaproponowany przez producenta moduł Ochrona Danych Osobowych, można opatrzyć dodatkowymi automatyzacjami (przy pomocy narzędzia Process Author lub dzięki pracom deweloperskim).

Jeżeli prowadzisz bardzo specyficzną działalność, a wymagania wobec oprogramowania CRM rozpoznane podczas audytu zgodności z RODO, odbiegają od zaprezentowanych w artykule mechanizmów – skontaktuj się z oficjalnym partnerem SugarCRM na Polskę.

Masz pytania odnośnie wykorzystania oprogramowania CRM w Twojej organizacji? Chętnie opowiemy o potencjale Sugar 8 w tym zakresie.

SugarCRM Polska

Read More
sugar system crm

06 Kwi Sugar – system CRM, który służy klientom. Ale nie tylko.

Oprogramowanie  CRM (Customer Relationship Management) najczęściej definiowane jest po prostu na zasadzie tłumaczenia angielskiego skrótu jako system do zarządzania relacjami z klientami. Służy ono realizacji idei biznesowej, gdzie w centrum uwagi znajdują się potrzeby osób, do których kierujesz swoją ofertę. System Sugar oferuje Ci możliwość podążania za potrzebami klienta i docierania z właściwym przekazem, produktem, czy usługą w optymalnym momencie.

Tyle teoria. W praktyce system wspiera również wewnętrzne zależności; usprawnia procedury oraz komunikację w organizacji, którą zarządzasz. Jest niezwykle potężnym narzędziem do prowadzenia relacji z klientami, znacząco wpływa również na wydajność Twoich pracowników i partnerów biznesowych.

Komu jeszcze służy system Sugar?

 

Odziały, placówki, filie…

 

Duże firmy, zwłaszcza te złożone z wielu oddziałów zamiejscowych, często borykają się z problemem szumu komunikacyjnego w organizacji. Dyrektorzy poszczególnych placówek są odpowiedzialni za usprawnienie obsługi klienta, a także właściwe delegowanie obowiązków. System Sugar może służyć jako narzędzie, które to ułatwi. Jeżeli poszukujesz rozwiązania, które pozwala na efektywne przydzielanie zapytań ofertowych właściwym zespołom, powinieneś rozważyć nasz produkt. System przydaje się sprzedawcom zarówno do śledzenia własnych postępów, jak i obserwowania „podróży” klienta. Historia relacji biznesowej widoczna jest jak na dłoni, a to zapobiega powielaniu lub zaniechaniu działań nawet w największych korporacjach.

 

Partnerzy zewnętrzni

 

Bywa, że przedsiębiorstwo wspierają także zewnętrzni partnerzy. Aby utrzymać odpowiedni poziom ich zaangażowania w bieżące procesy, istnieje możliwość przyznania im dostępu do wybranych obszarów systemu Sugar. Rzecz jasna nie wszystkie informacje, które przetwarzasz, powinny być dla nich widoczne. Mając to na uwadze, obopólną korzyść zapewnia współdzielenie bazy klientów (przy ograniczeniu widoku informacji poufnych), udzielenie dostępu do szablonów dokumentów, czy zbudowanie wspólnego repozytorium wiedzy.

 

Biura Obsługi Klienta

 

Kolejna grupa, która korzysta z oprogramowania Sugar to pracownicy Obsługi Klienta (zatrudnieni w firmie lub pracujący w centrach usług zewnętrznych). Dostęp do zgłoszonych przez klientów wniosków otrzymują oni na podobnej zasadzie jak partnerzy zewnętrzni. Administrator systemu ma uprawnienia nadrzędne, dzięki którym steruje tym, co widzą poszczególni użytkownicy oraz wskazane przez niego zespoły. Ponieważ Sugar to aplikacja o otwartym kodzie, istnieje możliwość personalizacji struktury modułowej oraz ścieżek procesowych w systemie. Dzięki analizie przedwdrożeniowej – którą najlepiej, jeżeli przeprowadzi oficjalny partner SugarCRM w Polsce – jesteś w stanie dokładnie zbadać, a następnie uwzględnić w systemie nawet najbardziej specyficzne procedury. Dzięki temu zapewnisz m.in. płynność i efektywność obsługi posprzedażowej.

 

Klienci i jeszcze raz klienci

 

Sugar może być dostępny także dla Twoich klientów! Sprawdza się to zwłaszcza we wspomnianym Dziale Obsługi. Jego członkowie pracują jeszcze wydajniej dzięki obszarowi Portal Klienta. Za jego pośrednictwem klient samodzielnie i bezpośrednio w systemie zgłasza nowe zamówienia, reklamacje, czy zapytania ofertowe. Ma również możliwość podglądu faktur i innych dotyczących go dokumentów. Umożliwiając klientom dostęp do instancji systemu, usprawniasz waszą komunikację oraz zapewniasz przejrzystość i transparentność wymienianych informacji. Już nigdy żadne zgłoszenie nie zaginie na skrzynce mailowej byłego pracownika!

 

 

Read More

16 Mar Cukier krzepi, czyli jak Sugar poprawia wydajność sprzedaży

Czy zastanawiałeś się kiedyś, w jaki sposób poprawić wydajność zatrudnionych pracowników?

 

Jeżeli prowadzisz własny biznes lub kierujesz zespołem ludzi, powyższe pytanie właśnie uznałeś za retoryczne. Na pamięć znasz frazesy o motywacji, benefitach, byciu liderem, a nie szefem, rozpoznaniu psychologicznych, wrodzonych predyspozycji poszczególnych osób.  Trudno się nie zgodzić, że jest w tym wszystkim sporo prawdy. Współczesna kultura zatrudnienia ewoluuje. Rynek pracownika wymaga na przedsiębiorcach elastycznego podejścia do oferowanego wynagrodzenia, warunków umowy, organizacji otoczenia itp.

A teraz kilka pytań uzupełniających…

Stosujesz się do tych wszystkich zaleceń, o których mówią specjaliści zarządzania zasobami ludzkimi i nadal nie widzisz zadowalających efektów? Zastanawiasz się nad zatrudnieniem kolejnej osoby do i tak już dość mocno rozbudowanego działu sprzedaży?

 

sugar crm

 

Lekarstwo na całe zło?

 

Nie zrażaj się tym, że jeszcze żaden z systemów informatycznych, które testowałeś, lub o którym po prostu czytałeś w Internecie, nie spełnił Twoich oczekiwań. To oczywiste! Tak jak nie ma jednego leku na wszystkie choroby, tak nikt nie wymyślił jeszcze oprogramowania, które rozwiązałoby problemy każdej istniejącej firmy. I nie, nie chcemy Ci teraz powiedzieć, że to my jesteśmy tymi wizjonerami, którzy „uleczą” wszystkie bolączki przy pomocy szybkiej, standardowej operacji. Trzymając się naszej medycznej metafory, chcemy Ci tylko uświadomić, że Twoja organizacja potrzebuje dokładnej diagnozy. Dopiero mając pewność, z jaką jednostką chorobową masz do czynienia, będziesz w stanie wdrożyć odpowiednią kurację.

Podczas analizy przedwdrożeniowej oraz warsztatów Product Discovery warto zbadać nie tylko osobiste predyspozycje członków zespołu, ale zająć się również specyfiką ich codziennych zadań, trudnościami, które napotykają dostosowując się do obecnie funkcjonujących procedur. Wspólnie z zarządem, kierownictwem oraz szeregowymi pracownikami zastanów się, co funkcjonuje dobrze, a co warto poprawić. We wspołpracy z firmą wdrożeniową poszukaj prostych, naturalnych rozwiązań dla problemów, które ograniczają wydajność Waszej organizacji. Dzięki takiemu podejściu system, który zaimplementujesz będzie stanowił dokładne odzwierciedlenie rzeczywistej sytuacji w firmie, pomoże usprawnić faktyczne procesy, będzie adekwatny dla branży, w której działacie oraz zmobilizuje pracowników do rzetelnego, efektywnego wykonywania obowiązków.

 

Dlaczego jednak Sugar?

 

Po lekturze powyższego akapitu być może nasuwa Ci się pomysł na wdrożenie systemu dedykowanego, stworzenie własnej, w pełni zgodnej z wynikami analizy przedwdrożeniowej platformy. Jest to dobre podejście; z pewnością adekwatne, jeżeli odkryte potrzeby znacząco wykraczają poza funkcjonalność oprogramowania klasy CRM.

Dlaczego miałbyś rozważać półśrodki, jeżeli w grę wchodzi posiadanie niepowtarzalnego, „skrojonego na miarę” narzędzia?

Pierwszy argument na rzecz rozwiązania SugarCRM, który być może Cię przekona to… cena. Stworzenie czegoś od zera z pewnością pochłonie więcej czasu i nakładów niż dopracowanie gotowego produktu. Ponieważ system Sugar to aplikacja o otwartym kodzie, można ją przystosować do dowolnych, nawet najbardziej specyficznych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i konkretnego zespołu ludzi, którym zarządzasz. Wszystko, o czym była mowa przy okazji analizy przedwdrożeniowej i wypracowania wizji systemu jest w stu procentach możliwe przy użyciu kodu SugarCRM! Jest to nie tylko o wiele tańsze, ale również o wiele bardziej bezpieczne rozwiązanie. Decydując się na system uznanego producenta (SugarCRM) oraz konsultingowe, analityczne i wdrożeniowe usługi ich oficjalnego partnera otrzymujesz gwarancję wsparcia serwisowego, stabilności infrastruktury serwerowej (preferowana opcja do wyboru!) oraz niczym nieograniczonej możliwości dalszego rozwoju wdrożonego narzędzia.

W przeciwieństwie do innych popularnych producentów SugarCRM nie ogranicza Twojego wzrostu! Możesz być pewien, że nie zostaniesz obciążony kosztami za wywołania API (w przypadku potrzeby integracji z innymi systemami informatycznymi). Korzystając z usług firmy wdrożeniowej możesz zawsze coś zmienić w swojej instancji. Dzięki otwartości kodu raz wdrożony system ewoluuje zatem wraz z rozwojem Twojej organizacji.

 

Jak Sugar poprawia wydajność pracowników?

 

Nie ma nic bardziej przerażającego niż coś, co jest nam nieznane. Dzięki temu, że Twoi pracownicy zostali zaangażowani w proces doboru funkcji, wyrazili własną opinię, a ich potrzeby zostały uwzględnione, o wiele chętniej skorzystają z wdrożonego narzędzia. Uczestnictwo w etapach analizy oraz testów umożliwia im naturalną adopcję systemu. Oznacza to, że szybko wyrabiają sobie nawyk korzystania z oprogramowania, a Ty niemal natychmiastowo zauważasz wzrost wydajności zespołu! Na dodatek otrzymałeś właśnie potężne narzędzie do raportowania o niemal każdym aspekcie funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa! Wszystko widać jak na dłoni, a zatem o tyle prościej możesz reagować na niepokojące sytuacje.

Sugar wspiera przede wszystkim dział sprzedaży. Jako system do zarządzania relacjami z klientami pozwala przyjąć optykę kontrahenta i zaoferować produkt lub usługę w najbardziej odpowiednim momencie. Ponieważ jesteś w stanie śledzić historię wzajemnych interakcji, już nigdy nie wykonasz telefonu nieświadomy, jakie ustalenia zostały wcześniej poczynione. Dzięki narzędziu od SugarCRM klient czuje się zaopiekowany, a Ty budujesz wizerunek rzetelnego i kompetentnego partnera biznesowego. W efekcie poprawiasz efektywność działania i napędzasz sprzedaż.

 

sugar crm

 

Potencjał prowadzonych transakcji możesz obserwować na dashlecie przedstawiającym tzw. lejek sprzedaży. Od razu po włączeniu systemu otrzymujesz informację na temat aktualnych poczynań Twojego zespołu. Każdy użytkownik może w ten sam sposób kontrolować postęp w osiąganiu przyjętego targetu. Nie ma przeciwskazań, aby wyposażyć system w mechanizm popularnej ostatnio grywalizacji. Jeżeli tylko uznasz to za stosowne, możesz poprawiać wydajność zespołu, motywując jego członków przy pomocy punktów, statusów, czy znanych z gier poziomów.

Oprócz sprzedawców z funkcji systemu korzystają także pracownicy działu finansowego, obsługi klienta oraz marketingu. Poza tym, że każdy z wymienionych zespołów obsługuje własny obszar oprogramowania, Sugar usprawnia komunikację i zapewnia transparentność informacji o klientach firmy we wszystkich departamentach. Oznacza to, że sprzedawcy mają dostęp do wiedzy na temat kampanii mailingowych, które czytają ich klienci, kierownik finansów jest w stanie prognozować przychody na podstawie trendów i aktualnych aktywności w dziale handlowym, a pracownicy działu obsługi są w stanie odnieść się do ustaleń poczynionych na poczatkowym etapie transakcji.

 

Czujesz niedosyt?

Zapraszamy do dalszej lektury o systemie Sugar i jego możliwosciach. Więcej o obszarach prowadzenia działalności gospodarczej, które usprawnisz dzieki systemowi Sugar we wpisie: https://sugarcrm.com.pl/sugarcrm-system.

 

Read More
szansa sprzedażowa

16 Lut Kim jest prawdziwy złodziej szans sprzedażowych?

i jak SugarCRM pomoże Ci go pochwycić

 

Istnieje wiele powodów, dla których możesz być zmuszony oznaczyć konkretną szansę sprzedażową jako „Niepowodzenie”. Zdarza się, że klienta nie stać na Twoje usługi. Niekiedy szybsza jest konkurencja. Czasami powodem są przepisy lub wewnętrzne praktyki doboru partnerów biznesowych. Niewykluczone również, że wina leży po Twojej stronie. Zastanów się, czy zebrałeś wystarczającą ilość wiedzy na temat potrzeb Twojego klienta oraz, czy zastosowałeś właściwe podejście sprzedażowe. Prawdziwym złodziejem Twoich pieniędzy jest jednak… CZAS!

szansa sprzedażowa

Im dłużej trwa szansa sprzedażowa, tym mniej prawdopodobne, że uda się ją zakończyć sukcesem. Oczywiście, jak nauczył nas Albert Einstein, poczucie czasu jest względne. W zależności od specyfiki branży, towaru lub usług w obrocie – proces sprzedażowy może w naturalny sposób  zajmować od kilku minut do kilkunastu miesięcy. Dlatego, zanim ocenisz, że Twoja szansa sprzedażowa trwa zbyt długo, przyjmij właściwą optykę!

Tendencja jest taka, że im bliżej do zakończenia szansy sprzedażowej, wzrasta natężenie kontaktów na linii firma-klient. Sukces transakcji zwykle poprzedzają burzliwe negocjacje, ustalenia dotyczące warunków kontraktu, ceny, zniżki, czasu dostawy i tym podobnych kwestii. Jeżeli od dłuższego czasu trwa tzw. cisza w eterze – zastanów się dlaczego. Im dłużej utrzymasz stan braku komunikacji, zawieszenia działań, tym pewniej utracisz kolejnego klienta…

Zarządzanie Czasem w Sprzedaży

Oto kilka podpowiedzi, jak dzięki systemowi od SugarCRM zarządzać czasem w sprzedaży.

#1 Z wyprzedzeniem ustal schemat komunikacji z klientem

 

System Sugar daje Ci możliwość zaplanowania kolejnego kontaktu natychmiast po zakończeniu rozmowy, a nawet jeszcze w trakcie jej trwania (chociaż może wówczas powinieneś się skupiać na innych rzeczach). Chodzi o to, aby w natłoku codziennych zajęć nie zapomnieć o perspektywicznym kliencie, który oczekuje na wiadomość zwrotną. Niektórzy handlowcy, z wykorzystaniem tego prostego mechanizmu, stosują strategię dawania klientom więcej, niż im wcześniej obiecali. System dba o to, aby nie przekraczać ustalonych terminów. Przy okazji można więc klienta zaskoczyć nie tylko punktualnością, ale również uprzedzaniem standardowego toku wydarzeń.

 

#2 Podsumuj ustalenia i zbieraj je w systemie

 

Dzięki SugarCRM zaoszczędzisz czas konieczny na odszukanie ważnych notatek. Z pewnością przez lata kariery w handlu sporządziłeś ich bardzo wiele. Czy byłbyś  w stanie powrócić do tych sprzed kilku miesięcy i bez trudu powiązać je z właściwą osobą? Bez systemu CRM takie zadanie wydaje się dość karkołomne.

Zapewne stosujesz strategię podsumowania ustaleń. W ten sposób utwierdzasz rozmówcę w poczuciu wzajemnego zrozumienia. Warto zrobić coś więcej.  Po zakończonym spotkaniu lub odbytej rozmowie telefonicznej – uzupełnij pole Opis w odpowiednim rekordzie. Korzystając z rozwiązania SugarCRM, zaoszczędzisz czas nawet podczas ich późniejszego odtwarzania. W poszukiwaniu jednej informacji pośród wielu zapisów rozmów, pomoże Ci funkcja szybkiego podglądu zawartości rekordu.

 

#3 Obserwuj etapy na „mapie podróży klienta”

 

Dla sukcesu sprzedaży ważne jest nie tylko dotrzymywanie własnych terminów. Dobry handlowiec doskonale wie, co dzieje się u jego klienta, na jakim etapie procesu się on znajduje. Stosuj strategię stawiania klienta w centrum uwagi. Nie zapominaj, że każda transakcja ma dwa końce. Liczy się nie tylko to, jak prowadzisz sprzedaż, ale również to, jakie procedury funkcjonują w dziale zakupów Twojego klienta. SugarCRM pozwala w prosty sposób „trzymać rękę na pulsie” wszystkich tych zagadnień. Polecamy dołączenie do systemu wtyczki Customer Journey.  Dzięki niej bez problemu dostosujesz mapę doświadczeń klienta do specyfiki prowadzonej przez niego działalności. Narzędzie jest elastyczne i pozwala zobrazować cały proces życia klienta od początku jego kontaktu z firmą, przez zakup aż po utrzymanie i serwis. Ostatecznie, zamiast marnować czas oczekując na ruch ze strony klienta, jesteś w stanie oszacować ile go potrzebuje i zareagować w odpowiednim momencie.

 

Read More
mautic is open source marketing automation