Potrzeby firmy i oprogramowania szybko ewoluują. Sensowne byłoby, aby firmy wprowadzały zmiany tak szybko jak to konieczne, ale zmiana nigdy nie przychodzi łatwo. Według najnowszych danych, tylko 34% inicjatyw zmian kończy się sukcesem. To samo źródło twierdzi, że 47% organizacji, które integrują zarządzanie zmianą, ma większe szanse na osiągnięcie swoich celów niż pozostałe 30%, które go nie wdrożyły. Dlaczego więc firmy są tak niechętne zmianom? Może to wynikać z faktu, że ludzie wykazują niechęć do zmian, a firmy są ostatecznie tworzone i zarządzane przez ludzi. Jeden na trzech dyrektorów generalnych nie osiągnął pożądanych rezultatów z poprzednich inicjatyw transformacyjnych. Zastraszające, prawda?

Nic więc dziwnego, że firmy nadal zarządzają swoimi operacjami za pomocą powolnego, fragmentarycznego oprogramowania CRM, które utrudnia ich rozwój i postęp. Zmiana CRM na nową platformę oferuje szereg korzyści. Mimo to, wiele inicjatyw zarządzania zmianą nawet się nie rodzi z powodu niezdolności organizacji do dostrzeżenia czerwonych flag nad ich wewnętrznym oprogramowaniem (lub arkuszami Excela, w niektórych przypadkach).

Jeśli, podobnie jak wielu innych decydentów w firmach na całym świecie, nadal uważasz, że nie potrzebujesz nowych narzędzi CRM, aby wspomóc swoje operacje, przygotowaliśmy kilka znaków ostrzegawczych, które mogą pomóc CI dostrzec te czerwone flagi.

Lista nie jest wyczerpująca, ale stanowi dobry punkt wyjścia dla procesu oceny, jeśli rozważasz zmianę CRM.

Czasami firmy przerastają swoje oprogramowanie CRM, co jest dobrym wskaźnikiem, prowadzisz biznes prawidłowo. Gratulacje! Jednak na dłuższą metę może to utrudnić rozwój organizacji. Tak więc, nawet jeśli narzędzie, z którego obecnie korzystasz, mogło być właściwym rozwiązaniem rok lub dwa lata temu, przyjrzyj się mu i zobacz, jak teraz wspomaga Twoje wewnętrzne procesy.

• Czy pomaga usprawnić wewnętrzne operacje?
• Czy pomaga we współpracy działów?
• Czy jest przyjazny dla użytkownika, szybki, niezawodny i łatwo dostępny?
• Czy pomaga usprawnić operacje wewnętrzne?
• Czy pomaga we współpracy między działami?
• Czy jest przyjazny dla użytkownika, szybki, niezawodny i łatwo dostępny?

Niespełnienie tych kryteriów oznacza, że posiadasz przestarzały CRM. Zamiast tego warto rozważyć zmianę CRM na taki z elastycznymi procesami, które ułatwiają zarządzanie biznesem (BPM), umożliwiają płynną współpracę między działami poprzez integrację z rozwiązaniami specyficznymi dla innych działów (sprzedaży, marketingu i obsługi klienta).

Jak wyglądają Twoje dane? Po rozszerzeniu działalności, dane dostępne w CRM i sposób ich obsługi powinny również ulec zmianie. Przypuśćmy, że spojrzysz na swoje pulpity nawigacyjne i raporty i zauważysz, że zarządzasz tymi samymi typami danych i parametrami, co na początku swojej przygody z CRM. Jest to kolejny znak, że powinieneś zbadać inne rozwiązania, które lepiej pasują do Twojej obecnej sytuacji. Oto, co powinien robić wydajny CRM w zakresie danych:

• przechwytywanie danych z wielu punktów wejścia: dane dotyczące sprzedaży, marketingu i interakcji z pomocą techniczną powinny być przechwytywane i przechowywane
• kompilowanie danych wewnętrznych (patrz wyżej) z danymi innych firm w celu uzyskania pełnego i dokładnego obrazu firmy, potrzeb klientów, rynku i trendów branżowych
• możliwości przewidywania oparte na danych, takie jak prognozowanie, możliwe wyniki inicjatyw marketingowych, możliwe zapytania dotyczące obsługi klienta w oparciu o konto itp.

Ile razy w ciągu ostatnich trzech miesięcy klient, z którym chcesz zamknąć transakcję upsell/resell kontaktował się z działem obsługi klienta? Jeśli nie możesz tego stwierdzić, rzucając okiem na pulpit nawigacyjny, być może masz do czynienia z oprogramowaniem silosowym.

Narzędzia CRM powinny oferować wszystkie informacje potrzebne do zamknięcia transakcji w ciągu kilku sekund, bez konieczności kontaktowania się z przedstawicielem pomocy technicznej lub współpracownikiem ds. marketingu. Tak, im więcej danych trafia do systemów, tym trudniej jest nadać im sens. Ale to właśnie w tym miejscu narzędzie CRM powinno wkroczyć do akcji i wykonać ciężką pracę: analizować dane i oferować wszystkim działom informacje, których potrzebują, aby odnieść sukces w swoich zadaniach, zarówno dużych, jak i małych.

Podczas, gdy każdy dział ma określone narzędzia i oprogramowanie, płynna integracja ich w celu uzyskania pełnego widoku odbiorców i klientów jest kamieniem węgielnym CRM zbudowanego tak, aby rozwijał się wraz z firmą. Poza tym takie narzędzia są doskonałym sposobem na powstrzymanie sprzecznych lub zduplikowanych danych, ręcznego wprowadzania danych i nieefektywnych planów pracy.

Rozszerzenie możliwości CRM w zakresie raportowania i prognozowania nie powinno pozostawiać martwych punktów i pomóc porzucić zgadywanie.

Mówiąc prościej, skuteczne narzędzie CRM powinno śledzić działania sprzedażowe i marketingowe podczas całego Customer Journey. Powinno dawać jasny wgląd w to, które inicjatywy marketingowe pomogły popchnąć potencjalnych klientów w dół lejka, a które uniemożliwiły im porzucenie podróży. Co więcej, powinien pomagać w przewidywaniu, które transakcje sprzedaży zostaną prawdopodobnie zamknięte szybciej i będą miały wyższą wartość. Możliwości prognozowania pozwalają przedstawicielom handlowym skupić się na ważnym koncie wtedy, gdy ma to największy sens. Istotne są tutaj możliwości prognozowania krótko- i długoterminowego, więc powinieneś mieć odpowiednie i dynamiczne pola, takie jak prawdopodobieństwo, wolumen i status.

Niektóre CRM-y po prostu nie starzeją się dobrze. Są one gloryfikowanymi książkami adresowymi z fantazjami interfejsami. Jeśli Twój CRM nie posiada funkcji automatyzacji workflow, uniemożliwiasz swojej firmie sprostanie wymaganiom technologicznym.

Aby zapewnić swojej organizacji przewagę konkurencyjną, przyjrzyj się rozwiązaniom CRM, które pomagają zautomatyzować krytyczne kamienie milowe w podróży klienta i procesach wewnętrznych. Zautomatyzowane zadania monitorowania klientów, działania marketingowe, zatwierdzenia działów, alerty i przypomnienia oraz integracja z klientem poczty e-mail przyczyniają się do zmniejszenia liczby zadań wykonywanych ręcznie i pomagają zespołom odzyskać czas na operacje, które wymagają ich niepodzielnej uwagi. Te kluczowe procesy pomagają szybciej generować i konwertować leady przy użyciu mniejszej ilości zasobów.

Jeśli Twoje narzędzie nie zapewnia automatyzacji i integracji systemu, tracisz dostęp do wartościowych funkcji CRM.

Praca w „szybkim tempie” może nie być wymarzoną pracą każdego pracownika, ale prawdę mówiąc, zawsze jesteśmy w ruchu. A Twój CRM powinien za Tobą nadążyć. Tradycyjne operacje stacjonarne nie są jedyną rzeczywistością dzisiejszych firm. Przeniesienie się do Internetu wpłynęło na sposób, w jaki firmy wykonują swoje codzienne zadania, a dostęp do systemów w podróży jest koniecznością w cyfrowych ekosystemach.

Jeśli Twój CRM utrudnia pracownikom pracę zdalną lub utrudnia im poruszanie się elastyczność w terenie, być może jesteś już za stary. Szukaj rozwiązań, które są elastyczne i obsługują wielokanałowy dostęp.

Ostatni punkt zamyka krąg: strasz przed zmianami powstrzymuje firmy przed zmianą CRM. Strach ten nie jest jednak powierzchowny. Sięga głębiej i jest głównie zakorzeniony w strachu decydentów przed brakiem wsparcia w planowaniu, wdrażaniu i nie tylko. Jeśli potrzebujesz pomocy w przypomnieniu sobie, kiedy ostatnio otrzymałeś wsparcie w swojej podróży CRM, aktualizacja do nowszej wersji starszego systemu nie powinna wchodzić w rachubę. Niektórzy mogą zapewniać jedynie płatne wsparcie za aktualizację, co stanowi tymczasowe rozwiązanie problemów. Z biegiem czasu brak stałego wsparcia spowoduje problemy z kompatybilnością z innymi podstawowymi systemami.

Poszukaj dostawców, którzy są gotowi przejąć Twoje przedsięwzięcia CRM. Pozwól im pomóc w opracowaniu strategii oceny, wdrożenia, adopcji i wsparcia. A najlepiej, aby traktowali i cenili się jak ludzi, a nie jak aktywa w swoim portfelu klientów.

Nowy system CRM może oferować lepsze funkcje i narzędzia, zwiększając wydajność i produktywność. Może to usprawnić workflow, umożliwiając zespołom szybsze i dokładniejsze wykonywanie zadań. Ponadto zaawansowane funkcje automatyzacji mogą ograniczyć pracę ręczną, uwalniając zasoby na inne krytyczne działania biznesowe.

Nowoczesne systemy CRM są często bardziej intuicyjne, co prowadzi do większej akceptacji i zadowolenia użytkowników. Przyjazny dla użytkownika interfejs może zminimalizować krzywą uczenia się, umożliwiając pracownikom efektywne korzystanie z systemu od pierwszego dnia. Dzięki łatwiejszej nawigacji i lepszemu wglądowi w dane, zespoły mogą bardziej skupić się na celach strategicznych, zamiast zmagać się z technologią.

Zaawansowane systemy CRM zapewniają doskonałą organizację danych, pomagając firmom podejmować bardziej świadome decyzje. Systemy te często zawierają ulepszone narzędzia analityczne i raportujące, które zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym. W rezultacie firmy mogą lepiej zrozumieć zachowania i trendy klientów, co prowadzi do bardziej ukierunkowanych działań marketingowych i lepszego utrzymania klientów.

Nowy CRM może skuteczniej wspierać rozwój firmy, obsługując większą liczbę użytkowników i większe ilości danych. W miarę rozwoju firmy CRM może płynnie skalować się, aby sprostać rosnącym wymaganiom, bez uszczerbku dla wydajności. Gwarantuje to, że operacje biznesowe pozostaną płynne i wydajne, nawet w okresach szybkiego wzrostu.

Migracja do bardziej opłacalnego CRM może zmniejszyć koszty operacyjne przy jednoczesnym utrzymaniu lub zwiększeniu możliwości. Optymalizując alokację zasobów, firmy mogą osiągnąć lepszą efektywność finansową. Co więcej, redukcja kosztów utrzymania i przestojów związanych z nowszymi systemami może przyczynić się do znacznych długoterminowych oszczędności.

Jeśli rozpoznałeś swoją firmę i starszy system w powyższych punktach, prawdopodobnie powinieneś! Producent SugarCRM ma doświadczenie w dostarczaniu narzędzi CRM i nie tylko przedsiębiorstwom z wielu branż, jednocześnie dokładnie analizując ich unikalne potrzeby i wymagania biznesowe.

Jeśli interesuje Cię ten temat, skontaktuj się z nami!