Wdrożenie narzędzia CRM to duży krok dla firmy. Jednak są takie przedsiębiorstwa, które postanowiły zrobić ten krok. Dlaczego warto go zrobić i podjąć działania, które do tego prowadzą.

Warto przyjrzeć się przykładowi, który dobrze prezentuje, jak wdrożenie powinno zostać przeprowadzone.

Okechamp S.A jest nowoczesną, międzynarodową firmą, liderem w produkcji i przetwórstwie pieczarek w Polsce. Jako ekspert w uprawie pieczarek uzyskują unikalną przewagę rynkową związaną z pełną kontrolą całego łańcucha produkcji pieczarek, od kompostu do wyrobu gotowego. Do firmy należy też znana i obecna na rynku polskim od ponad 25 lat marka OLE!.

Firma określiła swoje potrzeby, które powinien spełnić system CRM, który ma być wdrożony. Okechamp zgłosiło się do eVolpe Consulting Group, tam przedstawiono ewentualne propozycje, które mogłyby odpowiedzieć na oczekiwania. Wybór padł na SugarCRM, narzędzie popularne wśród wielu użytkowników i branży.

Wdrożenie systemu CRM jest pewnym wyzwaniem, to nie powinno nikogo dziwić. Okechamp przedstawił swoje wymagania, które powinny być spełnione przez SugarCRM:

Takie wyzwania stały przed partnerem, którego zadaniem było wdrożenie narzędzia. To wszystko zostało przełożone na system CRM wdrożony w Okechamp S.A.

Podczas wdrożenia dla Okechamp S.A. partner wdrożeniowy przekonał się, że standardowy proces obsługi klienta w systemie Sugar 8.0 idealnie odpowiada potrzebom klienta eVolpe. Rozróżnienie rekordów na Namiary, Kontakty i Kontrahentów oraz idea prowadzenia Szans Sprzedażowych (tutaj nazywanych Ofertami) to książkowy przykład na to, jak toczy się proces sprzedażowy w firmie produkcyjno-przetwórczej. To, co do tej pory działo się na skrzynkach mailowych i w arkuszach Excel – trafia po decyzji użytkownika do systemu CRM i tworzy dostępne dla wszystkich, transparentne repozytorium wiedzy o przebiegu relacji handlowych.

eVolpe znalazło sposób na połączenie dobrodziejstwa bazy danych przechowywanej w systemie CRM z praktyką wymieniania się arkuszami Excel podczas oferowania. Platforma Sugar umożliwia automatyczne generowanie takich dokumentów. Na podstawie wprowadzonego do CRM katalogu produktów i danych przez użytkownika, uzupełniają się odpowiednie komórki w arkuszu Oferty. Nie trzeba niczego przepisywać lub przeklejać. Dodatkowo, dzięki wtyczce do MS Outlook, wybrana przez użytkownika korespondencja e-mail z klientami jest archiwizowana w systemie. Użytkownicy systemu mogą w każdej chwili prześledzić jej przebieg.

Podobnie do procesu oferowania wygląda w Okechamp komunikacja z dostawcami środków produkcji (materiały, surowce, półprodukty, maszyny, narzędzia itp.). Automatyzacja związana z generowaniem zapytań do dostawców, wykonana przez eVolpe, oszczędza czas poświęcany wcześniej na ich ręczne przygotowanie. Zapytanie do dostawcy można teraz wygenerować automatycznie, na podstawie danych przechowywanych w systemie. Wystarczy wybrać produkt, ilość oraz oczekiwany termin realizacji i kliknąć „generuj zapytanie”. Odpowiednio uzupełniony dokument należy tylko rozesłać na właściwe adresy mailowe.

Zarówno oferowanie do klientów, jak i zgłaszanie zapytań u dostawców byłoby wciąż niejednorodne bez szczegółowego katalogu produktów i półproduktów w systemie, opracowanego i dostarczonego przez zespół Okechamp, a dzięki wiedzy zespołu wdrożeniowego eVolpe i wykonanej profesjonalnie migracji danych, dostępnego w systemie. Teraz wystarczy tylko dbać o aktualność przechowywanej informacji i na bieżąco uzupełniać nowe rekordy. Tak prowadzony system CRM umożliwia pracownikom Okechamp korzystnie z poważnej opisanych automatyzacji do oferowania i zgłaszania zapytań w dostawców.

Firma Okechamp często bierze udział w różnego rodzaju wydarzeniach i targach. System CRM pozwala na wprowadzenie źródła pozyskania klientów. W ten sposób wiadomo, które kanały najlepiej konwertują, na których eventach warto bywać.

25 maja 2028 weszły w życie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Jednym z elementów wdrożenia było zapewnienie obowiązku informacyjnego realizowanego przez Okechamp z wykorzystaniem systemu CRM, w taki sposób, aby procedury firmowe były zgodne z unijnym rozporządzeniem. System CRM nie tylko pozwala na masową wysyłkę odpowiednich klauzul do wszystkich klientów zgromadzonych w bazie, ale również umożliwia automatyczną wysyłkę klauzuli podczas wprowadzania do bazy nowych rekordów w postaci „Namiarów” lub „Kontaktów”.

Dostosowanie funkcji w systemie SugarCRM dla Okechamp to nie jedyne co programiści eVolpe zrobili. Ważnym aspektem są również integracje, które zaszły i mają usprawnić pracę w organizacji. Połączenie ze skrzynką e-mail MsOutlook wspomaga przepływ informacji. Dzięki temu każdy mail połączony z kontrahentem będzie trafiał od razu do narzędzia CRM i uzupełni historię kontaktów. W razie potrzeby powrotu do wiadomości użytkownik nie będzie musiał szukać jej w skrzynce mailowej.

SugarCRM dla Okechamp to dostosowany CRM dla branży spożywczej. Warto przytoczyć ostatecznie ułatwienia, które wprowadzono do narzędzia dla organizacji:

Całe case study wdrożenia SugarCRM w Okechamp znajdziesz na stronie eVolpe.

Aspektów, które zaważyły na tym, że wybór padł na SugarCRM było wiele. Jak wynika z wypowiedzi Dyrektora IT Marka Pajora: „System Sugar spełnił nasze oczekiwania i założenia wdrożeniowe. Okazał się systemem elastycznym, podatnym na rozbudowę i dostosowanie zarówno do wymogów rynku, jak i naszej specyfiki.”

Działanie narzędzia w firmie spożywczej jak najbardziej się sprawdza. Pomaga zorganizować pracę administracyjną oraz obsługę klienta. Poprawia to relacje z kontrahentami, którzy współpracują z Okechamp. System CRM usprawnia relacje oraz wspiera przedsiębiorstwo w dalszych działaniach.

Wdrożenie narzędzia CRM dla branży spożywczej może ułatwić nie tylko pracę przedsiębiorstwa, ale także usprawnić relacje z klientami. Przykład Okechamp pokazuje, że działanie SugarCRM jest dużym wsparciem dla firmy.

Wdrożenie systemu CRM do branży spożywczej to duży krok naprzód, który warto zrobić jeżeli biznes ma się rozwijać.

Jeśli zainteresował Cię ten temat, skontaktuj się z nami!