fbpx
 

Sugar Spring’18/Sugar 8.0 a przepisy RODO

rodo sugarcrm rodo crm

17 maja Sugar Spring’18/Sugar 8.0 a przepisy RODO

Sugar Spring ’18/Sugar 8.0 a przepisy RODO

czyli o tym, jak aktualna wersja sytemu wspomaga przedsiębiorców w dostosowaniu organizacji do norm zawartych w unijnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych.

Najnowsze unijne przepisy o ochronie danych osobowych wchodzą w życie 25 maja 2018 roku. SugarCRM, jako producent jednego z wiodących systemów służących przedsiębiorcom do gromadzenia informacji na temat klientów, spieszy z rozwiązaniem, które zapewnia szerokie spektrum funkcjonalności wspierających uzyskanie zgodności z rozporządzeniem.

Nowy moduł – Ochrona Danych Osobowych

Sugar Spring ’18/Sugar 8.0 wprowadza całkowitą nowość, tj. dodatkowy moduł dedykowany wyłącznie kwestiom ochrony danych osobowych. Z założenia jest on widoczny tylko dla osób, którym przypisano rolę Manager Danych Osobowych. Użytkownicy o uprawnieniach z zakresu administrowania danymi osobowymi, posiadają szeroki dostęp do rekordów tworzących moduł. Sam obszar skonstruowano w formie powiązanej relacją z Odbiorcami, Namiarami, Kontaktami i Kontrahentami listy.

Każda z poszczególnych pozycji jest klikalna i zawiera szeroki kontekst  przetwarzanych przez firmę danych osobowych. Z poziomu tego widoku można administrować informacjami takimi jak: status, typ, priorytet, źródło, przeznaczenie, czy data wyrażenia i data wygaśnięcia zgody.

W dalszej części uwidocznione są pozostałe obszary systemu pozostające w relacji z rekordem w ramach modułu Ochrona Danych Osobowych. W ten sposób uwidocznione są wszystkie przechowywane, powiązane z konkretną osobą informacje. Usprawnia to miedzy innymi procedurę reagowania na wniosek o udostępnienie wiedzy na temat przetwarzanych przez firmę danych.

sugarcrm rodo

Użytkownik posiadający właściwe uprawnienia może również bezpośrednio z tego miejsca w systemie usuwać informacje na wniosek osoby, której one dotyczą. Po wybraniu opcji „Zaznacz do usunięcia” pojawia się lista przechowywanych danych osobowych.

rodo sugarcrm rodo

Zaledwie kilka klików wystarczy, aby na trwałe usunąć odpowiednie dane. Po wykonaniu tej czynności w miejscu, w którym wcześniej znajdowała się niepożądana informacja, system wyświetla baner „Wartość usunięta”.

rodo sugarcrm rodo crm

Dzięki opisanej funkcji w prosty sposób wywiążesz się ze zobowiązania nałożonego przez RODO, tj. usunięcia danych na wniosek osoby, której one dotyczą. Jednocześnie zachowasz ślad po tym, że do pewnego czasu Twoja firma była w posiadaniu rzeczonej informacji.

rodo sugarcrm rodo crm

RODO a Kampanie E-mail w Sugar 8.0

Ważny element systemu, w kontekście zapewnienia zgodności procesów biznesowych z przepisami RODO, stanowi mechanizm opt-in oraz opt-out dla kampanii marketingowych. Korzystając z oprogramowania Sugar 8 istnieje możliwość takiego przygotowania formularzy web-to-lead, aby zapewnić zgodną z RODO procedurę zapisu do i wypisu z newslettera. W praktyce polega to na dołączeniu do pola „adres e-mail” odpowiedniego check-boxu.

rodo sugarcrm rodo crm

W ten sposób w dość wygodny sposób odróżnisz adresy E-mail, na które możesz kierować przekaz reklamowy od tych, które powinny być wykorzystywane wyłącznie w celach komunikacji biznesowej, zgodnie z podstawową treścią zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Pamiętaj!

Ponieważ Sugar pozostaje systemem o otwartym kodzie, we współpracy z wykwalifikowaną firmą wdrożeniową dokonasz w nim dowolnych przeobrażeń. Zaproponowany przez producenta moduł Ochrona Danych Osobowych, można opatrzyć dodatkowymi automatyzacjami (przy pomocy narzędzia Process Author lub dzięki pracom deweloperskim).

Jeżeli prowadzisz bardzo specyficzną działalność, a wymagania wobec oprogramowania CRM rozpoznane podczas audytu zgodności z RODO, odbiegają od zaprezentowanych w artykule mechanizmów – skontaktuj się z oficjalnym partnerem SugarCRM na Polskę.

Masz pytania odnośnie wykorzystania oprogramowania CRM w Twojej organizacji? Chętnie opowiemy o potencjale Sugar 8 w tym zakresie.

SugarCRM Polska

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.

mautic is open source marketing automation